Como usar o Novo Importador de Dados?

Com o início de um novo ano letivo nos deparamos com o momento de atualizar os dados da Agenda Digital. Para trazer cada vez mais comodidade, a partir de agora a escola poderá realizar, com total independência e segurança, a atualização em massa das principais informações da instituição, tais como: novas turmas, alunos, responsáveis e colaboradores.

Legal não é?! Vamos aprender como usar?

Para utilizar o Importador de Dados, siga os seguintes passos:

BAIXANDO O ARQUIVO

1. Clique no caminho de menu "Administração > Importador";

2. Na página exibida, acione o botão "Baixar planilha";

Uma arquivo, contendo todos os dados de turmas, alunos e usuários ativos cadastrados em sua aplicação, será baixada.

3. Abra o documento baixado e ative a sua edição clicando no botão "Ativar Edição";

Desta forma, você conseguirá atualizar todos os dados conforme organização e planejamento previsto pela escola para o ano vigente. Para ajudar a instituição no preenchimento das informações, a planilha está organizada em 3 abas (Criar_Turmas, Criar_Alunos_Responsáveis e Criar_Colaboradores) e possui orientações importantes quanto ao preenchimento dos campos.

ATUALIZANDO AS INFORMAÇÕES

1. Na aba "Criar_Turmas", você irá atualizar todas as informações referentes as classes da escola. Nela, todas as turmas ativas do ano anterior (registradas na aplicação) serão exibidas. 

Cada turma, presente em uma linha específica do documento, precisará ser alterada individualmente dentro do arquivo.

Pontos de Atenção com relação a atualização das classes:

• Coloque o status "Inativo" para as turmas do ano anterior e que não farão parte do novo ano
  letivo;
  
  
• Para as turmas que continuarão sendo ofertadas pela escola, atualize o campo "Ano letivo"
  para o ano atual (por exemplo, 2021);
  
  

• Adicione as novas classes (uma por linha da planilha) do ano letivo vigente e preencha as demais informações solicitadas;

• Os campos de série, turno e unidade serão apenas para seleção. As informações presentes neles já estarão preenchidas automaticamente de acordo com os dados presentes no ambiente. Assim, elas não precisarão ser alteradas — exceto para os casos em que houve uma reestruturação /progressão da turma, por exemplo, a uma série diferente;
  
  
• Caso haja alteração no nome de uma turma ou a inclusão de uma nova classe, fique atento as informações presentes na aba "Criar_Alunos_Responsáveis" (imagem abaixo). Garanta que os estudantes estejam associados as respectivas classes corretamente;

FIQUE LIGADO!!

A aba "Criar_Turmas" não permite a criação de novas Unidades, Séries e Turnos (padrão do 
aplicativo). Caso seja necessária a criação de novas Unidades ou Séries, a escola deverá
realizar esta ação diretamente no ambiente. 

IMPORTANTE:

Não será possível atualizar o "Registro Acadêmico" usando o Importador. Caso seja necessário
realizar esta ação, a escola deverá enviar um e-mail a [e-mail]
solicitando a alteração.

2. Já na aba "Criar_Alunos_Responsáveis", deverão ser atualizados/incluídos o registro dos alunos e dos respectivos responsáveis que terão acesso à plataforma. 

Pontos de Atenção com relação a atualização dos Alunos e respectivos responsáveis:

• Os estudantes que não fizerem mais parte da instituição de ensino no ano letivo vigente, deverão ter o campo "Status" alterado para inativo. Não apague nenhuma informação sobre o estudante, apenas altere o status do seu cadastro conforme orientação anterior;
  
  
• Caso seja necessário associar um aluno a mais de uma classe, duplique a linha com as informações do estudante em questão e altere, nesta nova linha, o campo turma para a classe desejada; 

• Atualize a coluna "Turma" com o ensalamento previsto para cada um dos estudantes no ano letivo; 
  
  
• Caso o nome de alguma classe tenha sido alterado na aba "Criar_Turmas", não deixe de conferir se os alunos relacionados a esta classe, estão vinculados a ela corretamente;
  
  
• Os responsáveis que precisam estar associados a mais de um estudante — pais de irmãos que estudam na mesma escola, por exemplo — precisam ter suas informações repetidas em cada uma das linhas referentes aos alunos. Desta forma, a associação do responsável com seu respectivo aluno de responsabilidade será realizada corretamente;

IMPORTANTE

Não será possível atualizar dados de número de matrícula (RA) do aluno usando o importador. 
Caso seja necessária esta mudança, a escola deverá enviar a sua solicitação para o e-mail
[e-mail].

3. Por fim, na aba "Criar_Colaboradores", deverão ser atualizados todos os dados de colaboradores da escola de acordo com o quadro de funcionários definido para o ano letivo vigente.

Pontos de Atenção com relação a atualização dos Alunos e respectivos responsáveis:

• Marque o status como "Inativo" aos colaboradores que não farão parte do novo ano letivo. Não apague nenhuma informação, apenas marque o campo como "Inativo";
  
  
• Relacione o colaborador às Turmas, Séries ou Unidades de Responsabilidade levando em consideração as seguintes premissas:
  
  => Se o colaborador for relacionado a uma classe, não será necessário vinculá-lo a série ou a unidade desta turma. A mesma orientação, vale para os casos em que o colaborador for associado a uma série ou uma unidade. Para evitar inconsistências, não preencha os três campos!
  
  => Ao associar um colaborador a uma unidade, tenha cuidado! Certifique-se de que ele precisará, de fato, estar vinculado a todas as classes da unidade em questão;
  
  => Para associar o colaborador a mais de uma turma, série ou unidade, duplique a linha contendo os dados do funcionário e altere apenas a turma ou apenas a série ou apenas a unidade a que ele precisa estar relacionado. Como informado em orientação anterior, não é necessário preencher os três campos;
                       
  
  
  

IMPORTANDO OS DADOS

1. Após atualizar as informações, salve a planilha atualizada, volte a tela do Importador e clique na opção "Importar planilha";

2. Selecione o arquivo atualizado, presente em seu computador, e aguarde o processamento do documento;

3. Finalizado o carregamento do documento, clique na opção "Prosseguir";

4. Nesta etapa, os dados serão carregados à ferramenta e a escola terá a oportunidade de verificar todos os potenciais erros que forem identificados pela plataforma;

Caso hajam erros, clique no botão "Baixar planilha", corrija as inconsistências e, logo em seguida, carregue a planilha novamente. É importante ressaltar que o arquivo baixado nesta etapa indicará —através da marcação da linha em vermelho e nas informações presentes no campo "Erros" — todas as inconsistências apresentadas durante o processo.

Caso não existam inconsistências, você verá uma mensagem de confirmação quanto a verificação dos dados.

5. Validadas as informações, clique no botão "Prosseguir" e confira o resumo das informações que serão importadas;

6. Tudo certinho?! Clique no botão "Confirmar e Importar";

Pronto! A importação foi realizada com sucesso e o seu ambiente já está apto a ser utilizado!

Para complementar o seu aprendizado, segue vídeo contendo treinamento sobre o Novo Importador web:

Muito legal, não acha?!

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1. Consigo visualizar o Histórico de todas as importações realizadas pela escola através do Novo Importador?

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